E12 Atlantica är ett EU-projekt för att skapa verktyg för framtida samverkan kring transport- och infrastrukturutveckling i det öst-västliga transportstråket E12. Stråket sträcker sig från Mo i Rana i Norge till Vasa i Finland via Sverige. Regionen är känd för sitt redan goda samarbete men har önskat hitta nya sätt för samverkan för att ytterligare lyfta. Att hitta en ny samverkansform är en av tre delar i projektet.

Svårigheten låg i att landa i vilken typ av samverkan man önskar och hur man skulle lyckas prata med alla berörda parter inom projekttiden.

– Jag föreslog att vi skulle genomföra en Future search workshop, säger Grete Vesteraas, projektledare på Lycksele kommun. Vi behöver prova nya arbetssätt!

Utmaning att få ihop deltagare

Future search workshop är en workshopmetod som bygger på forskning om samverkan och innebär totalt 17 timmars arbete för deltagarna. Som processtöd för arbetet anlitade gruppen ett team från Trivector.

– De första reaktionerna var oro från de andra i arbetsgruppen för projektet, säger Grete. Hur skulle vi lyckas samla alla typer av aktörer för en workshop? Är inte alla trötta på workshops nu?

Mathias Lindström, direktör på Kvarkenrådet i Vasa berättar att han var bekymrad över engagemangsnivån.

– Hur skulle vi kunna få dessa personer att engagera sig? Men en förhoppning om att workshopen skulle leda till något som deltagarna kunde känna sig delaktiga i, gjorde att jag tänkte ”let’s give it a go!”, säger Mathias.

Tricket var intensivt lobbyarbete, person till person, och att få samtliga workshopdeltagare att känna att just de var viktiga för dagarna.

– En annan viktig del var att berätta att arbetet gällde framtidens samverkan och att resultatet från workshopen skulle resultera i en konkret handlingsplan för hur arbetet sedan skulle fortskrida, berättar Grete.

Hög servicegrad och minutiös planering

Workshopen hölls i Vasa, Finland, och deltagarna från Sverige och Norge bodde på samma hotell som workshopen hölls på.

– En av framgångsfaktorerna var att hålla en hög servicegrad på boende och resa. Ingen fick stanna hemma på grund av att det var krångligt att ta sig dit, berättar Grete. Totalt samlades runt 60 personer från hela regionen, olika typer av aktörer; från offentlig sektor såväl som näringslivet.

– Vi ville verkligen få med alla möjliga aktörer från regionen, så att det skulle bli en bra mix säger Grete. På så sätt stärktes också legitimiteten för det arbete som gjordes.

En annan viktig del var den planering som gjordes innan själva workshopen. Förutom hotell, middagar och resor förbereddes själva workshopen in i minsta detalj. När det gäller en Future search workshop görs ett körschema, som bland annat beskriver längd på varje övning, när grupper ska bytas och vad som är viktigt att tänka på. Dessutom görs noga planering av vilket material som behövs i form av post-its, stora papper, tuschpennor och trycksaker för speciella övningar.

– Våra workshopledare från Trivector var mycket väl förberedda och det märktes att de hade hållit i liknande stora workshops tidigare, berättar Mathias.

Högt engagemang

När det sedan var dags för själva workshopen var engagemanget högt och stämningen god.

– Vi hade en riktigt bra mix på gruppen och hög nivå på samtalen, berättar Grete.

– Flera av de som deltog på workshopen var väl insatta i ämnet och historien av samverkan i regionen. Här hade vi också nytta av allt det förarbete vi gjort, berättar Mathias.

Mest utmanande i en Future search workshop är den del då man lämnar verkligheten och skapar ett önskat framtidsscenario. Här krävs det att man är både kreativ och fantasifull.

– Till och med visionsövningen funkade bra! ”Såhär brukar vi inte jobba” var sådant som hördes bland grupperna, säger Grete.

– Vi var speciellt imponerade av konsulterna som hjälpte oss, de lyckades hålla uppe engagemanget under alla övningar och hantera gruppredovisningar och annat på ett proffsigt sätt. Det var även en styrka för oss att få med Trivectors bredare perspektiv, menar Mathias.

Förvåning – ”vad mycket vi gjort!”

Om känslan innan workshopen var ”oro” hos många, var det främst ”förvåning” som dök upp hos deltagarna när workshopen var avslutad.

– Många tyckte att ”vad mycket vi har fått gjort”, berättar Grete.

– Man förstod efteråt att det fanns en tanke med hela upplägget. Många av dem som var skeptiska innan workshopen var mer än nöjda efteråt, säger Mathias. Gruppen landade i ett gemensamt förslag att se över möjligheterna att starta en EGTC (European Grouping of Territorial Cooperation) som samverkansform.

Flera vinster med workshopen

Några månader har gått sedan workshopen i oktober och projektet avslutades med en slutkonferens i mitten av mars.

– Det är mycket som har hänt, berättar Grete. Det har bland annat lett till att vi från tjänstemannasidan har börjat prata mer offensivt. Vi kan inte parallelljobba längre! Vi känner att vi har kommit närmre varandra och att det här är något som hela regionen vill.

Även Mathias ser långsiktiga nyttor.

– Det är många som känner att de är en del av arbetet i projektet, även de som inte deltar aktivt. Dessutom har Kvarkenrådet nu tagit beslut om att inleda förberedel­searbetet med omorganisationen av rådet till en EGTC. Nu är vi på gång!

 

Future Search workshop

• Bygger på forskning om samverkan
• Kondenserad process – sägs ibland kunna genomföra upp till ett års arbete under två arbetsdagar
• Man analyserar dåtid, nutid och en önskad framtid
• Genom dialog skapar man en gemensam grund
• Först då pratar man om åtgärder
• Tar fram en gemensam handlingsplan med frivilligt deltagande
• Samma grupp följs åt under dagarna – nätverkandet är viktigt!

E12 Atlantica Transport

E12 Atlantica Transport är ett projekt för att skapa verktyg för framtida samverkan kring transport- och infrastrukturutveckling i E12-stråket. Syftet är att skapa en gemensam vision och målbilder, samt att beskriva den gemensamma vägen dit. Projektet består av tre olika delar; systemanalys, trafikstrategi och samverkan.

 

Artikeln publicerades först i Trivectors magasin 2038, vårsommaren 2018.

Mer information

Kontakta artikelförfattaren Caroline Ljungberg Toulson, 010-456 56 19, eller Emeli Adell, 010-456 56 22, om du vill veta mer om Future Search workshops.